Przejdź do treści

Blog “Prosto do celu”

Sprawdzony pomysł na organizację poczty e-mail

Data publikacji:
Aktualizacja:

Powiadomienia o wiadomościach mogą przeszkadzać w pracy

Czy gdy dostajesz powiadomienie na telefon cieszysz się, czy odczuwasz raczej impuls irytacji? Zapewne to zależy. Jeśli czekaliśmy na wiadomość, powiadomienie może nam sprawić przyjemność. Jeśli dostajemy kolejny sygnał od stalkera albo prośbę o ocenę niedawnego zakupu, będziemy zapewne obojętni, jeśli nie zirytowani.

Osobiście nie przepadam za byciem irytowanym. Tym niemniej pozostaje nam pogodzić się z faktem, że nie mamy do końca wpływu na to co trafia do skrzynki. Mamy natomiast na to, jak przychodzące wiadomości obsłużymy.

Spotkałem się z opiniami, że poczta e-mail jest już mało użyteczna, bo została już całkowicie wyparta prze komunikatory pokroju WhatsApp, czy Facebook Messengera.

Nie wiem jak u Was, ale u mnie poczta spełnia znacznie więcej zadań niż komunikacja ze znajomymi. Skrzynka e-mail obsługuje też powiadomienia z banku, informacje o wygasających usługach, powiadomienia o nowych wiadomościach na portalach społecznościowych, w dyskusjach blogowych i na forach.

Skupienie w jednym miejscu powiadomień z wielu źródeł pozwala nam nie przeoczyć niczego, co w Internecie uważamy za ważne.

Pominę tu temat poczty używanej w pracy. Myślę, że zarządzanie swoją firmową skrzynką wymaga kierowania się nieco innymi zasadami bo inny jest też jej charakter i inne problemy. Przykładowo, w godzinach pracy może być od nas oczekiwana szybka reakcja na maile. W takiej sytuacji nie możemy po prostu wyłączyć poczty. Jednocześnie nasze zainteresowanie mailami służbowymi po godzinach pracy raczej spada, więc problem zbyt częstego zaglądania na tę skrzynkę jest mało prawdopodobny.

W naszej "prywatnej" skrzynce e-mail możemy natomiast sami ustalić zasady które nam odpowiadają. Weźmy więc pod lupę taką zupełnie prywatną skrzynkę i zobaczmy, jak można poprawić jej użyteczność.

Kilka sprawdzonych pomysłów na zarządzanie pocztą

Dość lubianą powszechnie regułą zarządzania skrzynką e-mail, którą możemy sobie dobrowolnie narzucić, jest dążenie do osiągnięcia Inbox Zero zawsze, gdy sprawdzamy pocztę.

Inbox Zero to dla mnie trochę niedościgniony ideał, bo czasem nie jesteśmy w stanie "od ręki" podjąć decyzji jak odpisać na wiadomość (wyrzucenie lub archiwizacja są łatwiejsze). Niektóre maile oczekują od nas decyzji które chcemy skonsultować z inną osobą (która może być poza naszym zasięgiem). Niektóre mogą wymagać od nas wykonania jakiejś czasochłonnej czynności, którą sensowniej jest wykonać kiedy indziej, bo np. jest za łatwa, a mamy energię i motywację aby robić trudniejsze rzeczy.

Kilka ciekawych zasad, którymi możemy się kierować w obsłudze poczty aby zwiększyć swoją produktywność, znajdziemy w artykule 8 błędów, które popełniasz zarządzając pocztą e-mail na Nettelog, świetnym blogu dotyczącym produktywności. Wśród bolączek, które są typowe dla wielu z nas, autorka pokazuje m.in. problemy takie jak:

  • pozostawianie programu pocztowego otwartego w tle, co może nas odciągać od innych zajęć,
  • wielokrotne przeglądanie tych samych wiadomości,
  • nadmiarowe wykorzystanie filtrów w sposób, przy którym tracimy zaufanie do naszego systemu,
  • chaos w skrzynce, przez co ważne informacje giną w tłumie.

Przez długi czas słuchałem podcastu The Productivity Show od Asian Efficiency. Zarządzanie swoją pocztą było tematem, do którego goście nawiązywali bardzo często. Choć nie wszystkie triki o których jest tam mowa uważam za warte uwagi, to archiwa podcastu są ciekawą kopalnią pomysłów w tym temacie.

"Innowacja" na dziś: co zrobić, aby poczta nie irytowała?

Od siebie chciałbym dorzucić do tego worka pomysłów jeszcze jeden, który sprawdza mi się dobrze już od ponad roku. Oczywiście, każdy ma swój workflow i może dla Ciebie ten pomysł jest niepraktyczny, ale może też coś z niego zaczerpniesz :)

Obecnie mianowicie pocztę filtruję tak aby trafiała do jednej z dwóch kategorii: Inbox lub Inbox (bez powiadomień).

Minusem jest to, że druga kategoria ma wyjątkowo długą nazwę jak na folder w skrzynce e-mail ;) Tym niemniej to właśnie ten podział okazał się dla mnie wyjątkowo użyteczny. (Próbowałem też innych, np. automatycznej klasyfikacji na "Finanse", "Blog", "Social media", "Osobiste", "Praca" itp. Udało mi się to zrobić, ale... nie przynosiło żadnych korzyści poza tym że sprawdzałem 5 inboxów zamiast jednego)

Zaprezentowany system daje pewien kompromis między dwoma skrajnościami.

Pierwsza skrajność, to odcięcie się od całej poczty i powiadomień np. podczas pracy. Nie dowiemy się wtedy np. o tym, że mamy do odebrania paczkę w paczkomacie, albo dostaliśmy wiadomość od osoby która jest dla nas ważna. Albo, że dostaliśmy coś zaadresowanego bezpośrednio do nas od nieznanej osoby. Będzie nas wtedy kusiło, żeby od czasu do czasu ręcznie sprawdzić skrzynkę. Jeśli przez pracę rozumiemy 8h w biurze na etacie — powodzenia w walce z takimi pokusami!

Druga skrajność, to otrzymywanie powiadomień o wszystkim. Prawdopodobnie jest wiele maili, które są umiarkowanie ekscytujące i mogą poczekać aż przysiądziemy na spokojnie przy większym monitorze. Pewnie są też takie, z którymi nic nie możemy zrobić na smartfonie. Przykładowo, sam nie odpisuję na komentarze na forach czy blogach na smartfonie, tylko zawsze robię to z laptopa gdzie jest to dużo wygodniejsze. Tym samym nie potrzebuję powiadomień aż do czasu, gdy realnie będę mógł na wiadomość odpisać, przyjąć ją do wiadomości i zarchiwizować, lub wyrzucić maila.

A jak wygląda Twój Workflow?

Czy Ty również stosujesz w zarządzaniu pocztą e-mail jakieś triki? Może znasz jeszcze inne metody, aby regularnie osiągnąć Inbox Zero? ;) Zachęcam do podzielenia się swoimi sposobami i dziękuję za odwiedziny!

Komentarze